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La información de la empresa: Los datos

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Por ser dueño, CEO, responsable de departamento de una empresa, se supone que:

– Tengo la obligación de estar informado de todo lo que acontece en la empresa o ámbito de influencia, y
– Que cuantos más datos e informes acumule, mejor desempeñaré mi cometido y más profesional seré.

Sin embargo puede convertirse en un gran problema esa acumulación de información y datos. Es falsa la creencia de que debo disponer y conocer de una cantidad ingente de datos e informes para, cuando surja un problema, embeberlos todos, y con suerte:

– Localizar las causas,
– emitir un diagnóstico y
– prescribir el tratamiento que crea adecuado.

De esa manera, y también con suerte, problema resuelto. Repito, con suerte.
Muchos empresarios se enfrentan al problema de disponer de exceso de información.
Tanto dato e informe dispersa mi atención y me dificulta encontrar aquellos que realmente son útiles. Es tarea inhumana embeberse todos, para detectar y solucionar un problema, y demoníaco si son muchas las veces que hay que hacerlo.
Porque embeberse y asimilar tanta información, no es garantía de nada.
Y no es garantía de solución porque el exceso de información apareja tres problemas:

– La empresa está viva. Sus números, los datos que tanto le gustan, están permanentemente en movimiento. Los de hoy, no son los de ayer, ni serán los de mañana. Los informes tampoco nos indicarán lo mismo.
– Disponer de muchos datos e informes, dificultan sobre manera localizar los importantes. Nos dispersamos.
– Y por fin, nos dificulta la toma de decisiones, nos paraliza el miedo a errar.
Al igual que el hecho de tener mucho dinero no garantiza la felicidad, la disposición de mucha información, a modo de datos e informes, no es garantía de solución de problemas, ni de buena gestión. ¡Qué ayuda!, tal vez. ¡Qué es bueno!, sin duda.

Y… porqué ese: “tal vez” y “es bueno”. Muy sencillo, porque ni el dinero, ni los datos son un “fin” por sí mismo, simplemente son un “medio”. El dinero es un medio para facilitarnos la vida, no un fin en sí mismo; los datos son un medio para diagnosticar y tomar decisiones, no un fin en sí mismo.

Lo que esta introducción viene a decir es: Los datos en una empresa tienen una importancia relativa. Los datos solo se convierten “de relevante importancia” ante una determinada y problemática situación, y solo si en función al uso que hagamos de ellos, nos proporcionan buena información, en relación a un determinado asunto.

Cuando un colega, un empresario presume de CONTROL por el hecho de mostrarnos muchos datos e informes, son los más los que presuponen que se encuentran ante un gran profesional; y somos los menos los que pensamos que, tras semejante exhibición, se ocultan frecuentes problemas a los que no se les ha encontrado fácil solución.

Lo realmente importante en este asunto, no es la cantidad, es la calidad, a modo de idoneidad, de los datos que utilizamos para afrontar una cuestión o situación concreta. El uso que hagamos de los datos necesarios. Tener un sistema de razonamiento, un método e ideas muy claras. Eso es lo realmente relevante, importante y necesario.

“Ahí es ná”, tan fácil de entender y tan difícil de hacer.

¿Recuerda lo que comentaba en el Boletín “El hábito no hace al monje”? Le decía: El hecho de que le toque la lotería, no le convierte en millonario. Tan solo le convierte en una persona con mucho dinero. Ser millonario es otra cosa, son una casta muy particular, tienen una forma muy determinada de ser y hacer. Así mismo, el hecho de que recopile y disponga de muchos datos e información, no le convierte en un buen gerente y gran profesional, solo le convierte en eso, una persona con muchos datos.

Además, disponer de excesiva información resulta caro, difícil de manejar y casi siempre un despilfarro.
La belleza y la bondad, la excelencia aparece en las cosas simples, sencillas y obvias. Dos palabras acertadas dicen más que todo un párrafo. Y para más abundar, dos palabras a un sabio le bastan. Un año de palabras, para el resto de los mortales, no son suficientes. Traslade lo dicho a “LOS DATOS y LA INFORMACIÓN”.

Para hacerlo más ameno le contaré algo muy interesante que prueba las limitadas capacidades humanas y que podríamos trasladar también al exceso de información.

En la entrada de un gran supermercado dispusieron una mesa para que los clientes cataran 3 tipos de mermeladas distintas y de precio similar, y compraran si alguna era de su agrado. Como resultado tan solo decir que: Las ventas fueron muy importantes.

Pasado un tiempo, dispusieron la misma parafernalia pero, esta vez, con 10 tipos de mermeladas distintas y también de similar precio. ¿Cuál fue el resultado? Efectivamente, las ventas no alcanzaron ni el 25% de las producidas el día anterior.

La explicación: Ante una muestra muy amplia, no somos capaces de procesar tanta información. Nos mostramos inseguros, nos cuesta tomar una decisión. Preferimos no tomarla por miedo a equivocarnos.
Moraleja: ¿Ocurre igual con el exceso de información?¿Con tantos datos e informes? SI.

Al hilo de esto, también es importante aquello de “divide y vencerás”. Un problema grande, despiézalo en pequeños problemas. Es más fácil resolver un pequeño problema. Resolverlo nos motiva a afrontar el siguiente y refuerza nuestra autoestima.

Pero sigamos con algo más real. Una gran empresa. Una muy numerosa cartera de clientes. Una cifra de ventas de muchos dígitos. Una gran estructura y equipo comercial. Datos e informes de todas las gamas, colores y tendencias. Y, por fin, un problema que se ha convertido en endémico: Las VENTAS no alcanzan la cantidad, ni son de la calidad necesarias.

¿Conoce de este problema? o ¿estoy planteando un supuesto atípico y utópico?
La cantidad de datos e informes de que dispone, la importante cifra de negocio pero insuficiente, ese es el enorme problema. Y Vd. sin percatarse de que las ventas las realizan las personas a otras personas. Los comerciales que venden están en la base del organigrama, muy lejos del nivel que Vd. ocupa. Vd. ve los números del Gran Capitán.

¿Cómo puede llegar Vd. a pensar que la solución al gran problema que padece, desaparecerá cuando sea capaz de desagregarlo y dar solución al pequeño problema que todos y cada uno de sus vendedores tiene? Solo así, bajando a las trincheras, será capaz de resolver un gran problema de ventas y beneficios en cualquier empresa.

De esa forma, está convirtiendo un gran problema que se ha hecho endémico, y al que no le ve solución pese a todos sus datos e informes, en 7, 10 o 20 problemas más pequeños y de fácil solución. Divide y vencerás. La suma de muchos pocos, hacen un

Mucho. Y recuerde: Lo importante no es llegar primero, lo importante es saber llegar.

Baje a las trincheras y comparta con cada uno de sus vendedores y con el equipo, la información necesaria, la justa. Comparta los datos relevantes, no los accesorios y superfluos. Y pregunten, escuchen, feliciten, animen, es la única forma de ganar todos.

¿Lo ve? Aún tengo mucho de necio. Esto no sabría decirlo a un sabio en dos palabras.

Y le repito lo que pienso: Los datos solo adquieren importancia según el uso que hagamos de ellos y la información que nos proporcionen. El exceso, dispersa y genera dudas, incertidumbres e inseguridades. ¿Es el motivo por el que nos cuesta tomar decisiones? ¿Será por lo que esperamos que los problemas se solucionen solos?

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